Passer d’un centre de documentation à un Carrefour de l’Information et du Savoir

Mandat

  • Le client possède un centre de documentation traditionnel constitué de livres, de périodiques, de documents électroniques de référence, de collections variées de photos papier et numériques, de brochures, de travaux de recherche universitaire et autres.
  • Le tout est géré dans une base de données traditionnelle qui permet de les localiser, mais uniquement à partir d’un poste situé au centre de documentation. 

Problématiques

  • Le taux de fréquentation du centre de documentation a fortement diminué.
  • Le nombre de prêts est en chute libre.
  • Le centre de documentation n’est pas connu.
  • Le client souhaite à tout prix intégrer la modernisation du centre de documentation à la réflexion stratégique et à la réingénierie des processus en cours dans l’organisation.

Nos solutions

  • Définir la raison d’être du centre de documentation et justifier la nécessité de sa modernisation.
  • Comprendre que ce centre de documentation modernisé doit s’inscrire directement dans les orientations stratégiques de l’organisme.
  • Voir la gestion de l'information et l’utilisation des différentes collections comme un moyen permettant de soutenir la mission de l’organisme : être la référence documentaire et informationnelle.
  • Enrichir la valeur du patrimoine et des « actifs » informationnels de l’organisme.
  • Reconnaître que le pouvoir repose sur le partage de l’information et des connaissances et non sur leur rétention.
  • Introduire le confort physique, le plaisir de la collaboration et la fierté de la participation. 

Quand le mentorat fait toute la différence !

Mandat

  • Dans un grand établissement de santé, une jeune professionnelle est nommée à un nouveau poste en gestion des documents et de l’information (suite à la fusion de la bibliothèque avec la division des archives administratives, papier et électroniques).

Problématiques

  • Le client souhaite mettre en place une cellule de veille.
  • Il sait qu’il pratique la veille de façon informelle, que bien des employés aussi en font, mais il ne sait où se trouve toute cette information glanée au fil des ans et encore moins comment la repérer, quelles sont les sources fiables et à qui s’adresser  pour la dénicher.
  • Il ne sait par où commencer pour organiser cette information, quels outils adopter, quelles méthodes utiliser et comment être à jour sur les tendances.
  • Il a grand besoin de conseils, d’exemples concrets et de soutien pour réaliser son projet.

Nos solutions

  • Une fois les formations données, le client soutenu par Infocyble a pu définir le processus de veille qui lui convenait. Il a ensuite réalisé un pilote puis établi un processus de veille préliminaire.
  • Infocyble l’a assisté tout au long du projet, sans intervenir elle-même, son rôle se limitant à accompagner le client.

Expertise-conseil en veille stratégique

Mandat

  • Le client, un centre de réadaptation physique, désire être à la fine pointe de ce qui se fait dans son domaine et veut même devenir « l'observatoire » le plus à jour au Québec.
  • Il souhaite donc mettre en place une « cellule de veille technologique » et devenir LA référence au Québec. 

Problématiques

  • En gros, la cliente sait ce qu’il faudrait faire, mais c’est tellement gigantesque !
  • Par où commencer ?
  • Comment faire l’état de la situation ?
  • Comment identifier les priorités ?
  • Comment convaincre ?
  • Comment monter un plan d’action ?
  • Comment monter un argumentaire ?
  • Comment aborder la résistance au changement ?

Nos solutions

  • Une archiviste a été engagée.
  • Un plan de classification a été repris pour les documents administratifs.
  • Une solution informatique a été acquise.
  • Une politique en gestion de l'information a été rédigée et approuvée par la direction.
  • Les postes de travail ont été reclassés.
  • Une méthode de classification des documents électroniques a été travaillée.
  • Le mentorat s’est déroulé sur trois ans.  
  • Le client a appris, innové, implanté et, surtout, a gardé le moral et celui de ses équipes.